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株式会社モード・プランニング・ジャパン 様

IIJ GIOで構築された「X-point Cloud」により
安定性の高いワークフローを実現

医療・福祉分野の人材サービス事業や保育事業を展開する株式会社モード・プランニング・ジャパンでは、紙による申請や稟議・決裁に替えて、ワークフローサービスを導入。同社が選んだのは、IIJ GIOをクラウド基盤にサービスを提供するエイトレッドのクラウド型ワークフロー「X-point Cloud」である。直感的に操作でき、Google Appsなどと連携するX-point Cloudの特徴に加え、決裁業務を止めることなく、ワークフローを利用できるIIJ GIOの高い安定性も評価された。

外部のサービスを組み合わせ自社でシステムを開発

株式会社モード・プランニング・ジャパンは、人材サービス事業と保育事業を中核に全国で事業を展開。人材サービス事業では、医療・福祉分野の専門スタッフの人材支援サービスを提供しており、保育事業では、都内に直営の認可保育所と認証保育所を運営している。

こうした広範な事業を支えるのがITである。同社は、統合基幹業務システムをはじめ、人材支援サービスの受発注を管理する営業系システムや情報系システムなどを自社で開発。「従来はオンプレミスでシステムを構築・運用してきました。近年は、よりよいシステムをできるだけ低コストに活用することをコンセプトに、外部のサービスを組み合わせてシステムを開発しています」と、モード・プランニング・ジャパンの情報システム室室長の西村佳久氏は述べる。

情報系システムではグループウェアを導入。社員はメールやスケジュールなどを利用して情報共有を進めてきた。その一方、各種申請や稟議・決裁のワークフローシステムが課題になっていたという。グループウェアの機能の一つとしてワークフローがあったが、「いろいろと問題があり、ワークフロー機能はほとんど使っていませんでした」とモード・プランニング・ジャパンの内部監査室室長の田中耕介氏は打ち明ける。

紙での申請や稟議・決裁に替わりクラウド型ワークフローを検討

そのため、同社では紙ベースで申請や稟議・決裁を行ってきた。例えば人材支援サービス事業では、派遣・紹介する医療機関と契約を交わした後、医療機関や支店長に契約書へ捺印をしてもらい、本社にFAXで送信する。さらに、契約書類のみならず、稟議書や勤怠管理書類などもFAXで送信。本社の管理部門では受信した契約書や稟議書に押印、必要に応じて社長の決裁を受けるといったプロセスで日々の業務を行ってきた。

異動シーズンになると人材支援サービス関連の契約書類だけで月に400枚以上になるという。「人手による送信や決裁の手間に加え、FAXを誤送信するリスクもあり、ワークフローシステムの導入を検討するようになりました」と田中氏は話す。

そして、いくつかのワークフローシステムを比較・検討。その要件は、ワークフロー専用のシステムであること、クラウドサービスで利用できること、グループウェアとの連携が行えること、安価に利用できることなどだ。「ワークフロー専用」を要件にしたのは、従来のグループウェアにもワークフロー機能があったが、「機能や安定性で物足りなさを感じていました。加えて、機能が多いのでコストも割高だったのです」と西村氏は話す。

検討の結果、エイトレッドが開発・販売するクラウド型ワークフロー「X-point Cloud」を導入。豊富な導入実績を持つパッケージ型ワークフロー「X-point」のクラウド版だ。ハードウェアやライセンスの一括購入が不要で、初期導入の時間とコストを大幅に減らせる利点がある。また、Google Appsなど各種グループウェアとの連携が可能なため、社内のコラボレーションを活性化できるという。

クラウド基盤としての実績やIIJ GIOのブランド力を評価

このX-point Cloudのクラウド基盤を担うのがIIJ GIOである。IIJのビジネスパートナーであるエイトレッドの梶原友昭氏は「クラウド基盤としての実績や拡張性はもちろん、IIJのブランド力を評価しました。信頼性や安定性に優れたプラットフォームを持っている事業者はそう多くはありません。IIJ GIOであれば、ユーザーに安心感を与えられます」と話す。

X-point Cloudの導入に関わった西村氏は「紙のフォームを流用して直感的に操作できる使いやすさに加え、クラウド基盤の安定性もサービス選択のポイントになりました。IIJ GIOは実績が豊富で安心感があります」と話す。万一のシステム障害で契約書類などの承認・決裁が滞れば、取引先にも迷惑をかける恐れがあるからだ。

また、従来使っていたグループウェアからの切り替え日が決まっていたため、X-point Cloudの短納期での導入が求められたという。導入決定から利用開始まで、約1カ月。「お客様の導入決定後、IIJ GIO上にX-pointのシステムを構築しました。短納期が可能になったのも、IIJが素早くクラウド基盤を提供してくれたおかげです」と梶原氏はIIJの対応を評価する。

そして、利用開始後、X-point Cloudにワークフローのフォームを設定。西村氏は「ITの専門知識がなくても、サンプルフォーム集を使って社内ユーザーが使いやすいようにフォームを設定できます」と述べる。ワークフローの利用を開始してまだ間もないが、導入効果は随所にみられる。例えば紙の稟議書の場合、社長や役員の出張中は決裁が行えず、業務が滞ることもあった。「X-point Cloud導入後は出張先でも決裁でき、スムーズな業務を可能にしています」と西村氏は導入効果を述べる。さらに、従来のASP型グループウェアに比べ、利用コストを3割以上削減できたという。今後、ワークフローの活用を広げるとともに、X-point Cloudと併せて導入したGoogle Appsとの連携など、社内の情報共有を加速していく考えだ。

IIJでは、IIJ GIOを基盤にソリューションを提供するX-point Cloudのように、パートナーのビジネスを支援する「IIJ GIOパートナープログラム」を用意。パートナーのビジネス拡大に貢献するとともに、お客様のニーズに即した付加価値の高い最適なクラウドサービスの提供を推進していく。

株式会社モード・プランニング・ジャパン様に導入したシステム 概要図

導入したサービス・ソリューション

お客様プロフィール

株式会社モード・プランニング・ジャパン
本社:東京都中央区銀座6-6-5
設立:1991年3月
資本金:2億3135万円
従業員数:382人(2013年1月現在)
医療・福祉分野に特化した人材支援サービス(人材紹介、人材派遣)、保育支援サービス(保育園運営、保育所開設支援)のほか、介護事業として「きららデイサービスセンター」を運営している。

株式会社モード・プランニング・ジャパン

※ 本記事は2013年8月に取材した内容を基に構成しています。記事内のデータや組織名、役職などは取材時のものです。

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